چگونه غذاهای سالم افراد را به زیادروی در خوردن سوق میدهد.

۱۰ راه عملی برای بهبود مهارت مدیریت زمان

رینکش کوکرجا

Rinkesh Kukreja

بنیانگذار Conserve Energy Future تلاش می‌کند تا به افراد بیاموزد که چگونه انرژی‌شان را ذخیره کنند و نکات مدیریتی و کارآفرینی را با دیگران به اشتراک می‌گذارد

آیا اغلب زیر فشار شدید استرس هستید و کار و مسئولیت‌های فراوانی بر عهده شماست؟ همانطور که زمان می‌گذرد آیا حس می‌کنید بیشتر از زمان در دسترستان وظیفه برای انجام دادن پیش رویتان قرار دارد؟ چاره آن منظم کردن وظایفتان است و استفاده از زمانتان به شکلی موثر تا هر روز کارهای بیشتری را به انجام برسانید. این کار به شما کمک می‌کند تا سطح استرستان را پایین نگه دارید و بازدهی‌تان را هم در محل کار و هم در خانه بهبود ببخشید.

گسترش مهارت مدیریت زمان فرایندی زمانبر است و برای هر فردی هم متفاوت خواهد بود. یافتن آنچه بهتر از همه برای شما و برنامه کاری شلوغ‌تان کار می‌کند کلید حل این مشکل است. برای آغاز به کار ۱۰ راه حل زیر را به کار ببندید تا مهارت‌های مدیریت زمانتان را بهبود ببخشید و بازدهی‌تان را افزایش دهید.

  • وظایف تان را واگذار نمایید

این موضوع برای همه ما عمومیت دارد که بیش از توانایی‌مان وظیفه بر عهده می‌گیریم و همین کار موجب استرس و خستگی می‌شود. واگذاری به این معنی نیست که از وظایف‌تان  فرار یا از آنها شانه خالی کنید، بلکه آموختن این نکته است که چگونه وظایف‌تان را مدیریت نمایید. هنر  واگذاری وظایف را به زیر دستانتان بر پایه مهارت‌ها و توانایی‌شان بیاموزید تا کارهای بیشتری به انجام برسد. این کار نه تنها زمانتان را خالی می‌کند بلکه اعضای تیم‌تان نیز حس می‌کنند جزئی از یک کل پیوسته در پازل کاری هستند.

  • کارهایتان را اولویت بندی کنید

پیش از آغاز روز فهرستی از وظایفتان تهیه کنید که نیاز به توجه فوری شما دارند. وظایف کم اهمیت بیشتر زمان با ارزش‌تان را صرف خود می‌کنند و ما معمولاً به سبب آسان بودنشان انرژی زیادی را صرف  آنها می‌کنیم. اما شناسایی وظایف فوری که نیاز هست در آن روز کامل شوند نیز حیاتیست. پس از آن که بدانید انرژی‌تان را باید در کجا متمرکز کنید آغاز به کارهایی خواهید کرد که به ترتیب برای شما و برنامه‌تان در اولویت قرار دارند. به طور خلاصه وظایف مهم‌تان را اولویت بندی نمایید تا همیشه متمرکز باقی بمانید.

  • برنامه‌ای برای خود بچینید

همواره با خود جدول برنامه‌ریزی داشته باشید و همیشه وظایف‌تان را که در ذهن دارید روی آن ثبت کنید. قادر بودن به چک کردن و تیک زدن هر کدام از وظایفی که به انجام میرسند حس کامیابی به شما می‌دهد و همیشه انگیزه‌تان را حفظ می‌کند. پیش از آغاز روز یک فهرست ساده از وظایف روزانه درست کنید،  آن وظایف را بر حسب اهمیت اولویت بندی کنید و بر روی اساسی‌ترها متمرکز شوید. ضمناً فهرست‌تان را طوری تنظیم کنید که قابل اجرا باشد. اگر یک وظیفه بسیار بزرگ در آن روز دارید موارد جزئی‌تر را به فهرست روز بعد انتقال دهید. برای مدیریت بهتر در مهارت مدیریت زمانی می‌توانید سه فهرست تهیه کنید: کار، خانه و شخصی

  • برای کارهایتان ضرب‌الاجل تعیین کنید

هنگامی که وظیفه‌ای پیش رو دارید ضرب‌الاجلی واقع‌بینانه تعیین کنید و به آن پایبند بمانید. پس از تعیین ضرب‌الاجل، استفاده از استیکرهای کاغذی نزدیک میز کارتان به شما کمک می‌کند تا سرنخی دیداری برای نگه داشتن شما در مسیر انجامشان داشته باشید. همواره سعی کنید چند روز پیش از موعد مقرر آن وظیفه را به انجام برسانید تا به کارهایی که در میانه راه برایتان پیش می‌آید نیز بپردازید. خودتان را درباره رسیدن به آن ضرب‌الاجل به چالش بکشید و پس از هر چالش دشوار به خودتان پاداش دهید.

  • بر اهمال کاری چیره شوید

اهمال‌کاری یکی از آن چیزهاییست که اثر منفی بر روی بازدهی من و شما دارد و می‌تواند منجر به هدر رفتن انرژی و زمان اساسی ما شود. همچنین مشکلی اصلی نه تنها در زندگی حرفه‌ای که حتی در زندگی شخصی ماست. برای بسیاری از ما پرهیز از اهمال‌کاری می‌تواند دشوار باشد. ما هنگامی که احساس خستگی و کلافگی می‌کنیم معمولاً کارهایمان را پشت گوش می‌اندازیم. سعی کنید میان وظایف طاقت فرسایتان در طول  روز چند فعالیت کوتاه و مفرح نیز بگنجانید. این کار به شما کمک می‌کند که جهت‌تان را از دست ندهید.

  • خردمندانه با استرستان برخورد کنید

استرس اغلب هنگامی رخ می‌دهد که بیش از حد توانایی‌تان کار برای انجام می‌پذیرید. نتیجه آن هم احساس خستگی جسمی است که می‌تواند روی بازدهی‌تان اثرگذار باشد. استرس به شکل‌های گوناگونی در افراد مختلف نمود می‌کند، اما راههای پربازده برای برخورد با استرس می‌تواند شامل کارهای زیر باشد:

بیرون رفتن

ورزش کردن

تمرین مراقبه

تماس تلفنی با یک دوست

شرکت در فعالیت مورد علاقه‌تان

شنیدن موسیقی یا پادکست

نکته مهم به کار گرفتن آن چیزییست که برای پایین آوردن استرس به کارتان می‌آید. اگر هم برای هیچ کاری وقت کافی ندارید چند نفس عمیق بکشید. این کار چند دقیقه بیشتر طول نمی‌کشد اما ثابت شده که در پایین آوردن هورمون‌های دخیل در استرس نقش دارند.

  • از انجام چند کار به طور همزمان بپرهیزید

اکثر ما حس می‌کنیم انجام چند کار به طور همزمان راهی موثر برای به انجام رساندن کارهاسست، اما حقیقت آن است که هنگامی که تمرکز و توجه ما بر روی یک چیز باشد آن را بهتر انجام می‌دهیم. انجام همزمان چند کار جلوی بازدهی را می‌گیرد و برای بهبود مهارت مدیریت زمان باید از آن بپرهیزیم. اینجاست که فهرست کارهای روزانه به کمک‌تان می‌آید تا متمرکز باقی بمانید. نکته اصلی این است که پس از به پایان رساندن یک کار اقدام به آغاز دیگری کنید. در پایان از توانایی خود برای به انجام رساندن کارها شگفت‌زده خواهید شد.

  • زود آغاز کنید

اکثر انسانهای موفق در یک چیز مشترک هستند- آنها از ساعات ابتدایی روز آغاز به کار می‌کنند تا فرصتی برای نشستن، فکر کردن و نقشه کشیدن برای روزشان داشته باشند. هنگامی که زود بیدار می‌شوید از یک سو آرامتر و خلاق‌تر هستید و از سویی دیگر ذهنتان شفاف‌تر است. همانطور که روز پیش می‌رود سطح انرژی‌تان پایین می‌آید که بر روی بهره‌وری، انگیزه و تمرکزتان اثر می‌گذارد. اگر از آن دسته افرادی هستید که صبح زود انرژی بالایی ندارید صرفاً نیم ساعت زودتر از معمول از خواب برخیزید. از انجام آنچه در این مدت کوتاه انجام می‌دهید شگفت‌زده خواهید شد. اگر هم نمی‌خواهید کارتان را به آن زودی آغاز کنید از آن زمان برای ورزش و خوردن یک صبحانه سالم استفاده کنید چرا که این کار در طول روز بازدهی‌تان را افزایش می‌دهد.

  • در فواصل زمانی منظم استراحت کنید

هرگاه خودتان را خسته و پراسترس یافتید استراحتی ده تا پانزده دقیقه‌ای به خودتان بدهید. استرس بیش از حد انرژی زیادی از جسم‌تان می‌گیرد و بازدهی‌تان را کاهش می‌دهد. حتی بهتر از آن می‌توانید زمان‌های استراحت را در برنامه مکتوب خود بگنجانید چرا که کمک می‌کند تا بیارامید و کمی بعد با انرژی بیشتر به سر کارتان برگردید. اگر بدانید چند لحظه بعد نوبت استراحت‌تان است احتمال بیشتری خواهد داشت تا بر بی‌حوصلگی و نبود انگیزه چیره شوید و کار پیش رویتان را به پایان برسانید. برای پیاده‌روی به بیرون بروید، به موسیقی گوش دهید یا حرکات کششی سریع انجام دهید. بهترین ایده این است که از محل کار خود فاصله بگیرید و لحظاتی را با دوستتان سپری کنید.

۱۰-نه گفتن را بیاموزید

اگر تا همین الان هم سرتان خیلی شلوغ است مودبانه از پذیرفتن وظایف اضافی دیگر سر باز بزنید و حتماً پیش از قبول کار اضافی نگاهی به فهرست کار آن روزتان بیاندازید. بسیاری از افراد نگرانند که نکند نه گفتن از آنها آدمی خودخواه بسازد. اما واقعیت این است که نه گفتن بهترین راه برای مراقبت از خودتان و زمانتان است. هنگامی که به این موضوع رسیدگی کردید درخواهید یافت که انرژی بیشتری دارید تا به کارهای مهم‌تان اختصاص دهید که در نهایت افراد پیرامونتان به همین سبب بیشتر تحسین‌تان خواهند کرد.

سرانجام هنگامی که بدانید قرار است چه کارهایی در روز انجام دهید کارهای بیشتری را در زمان کمتر و به گونه‌ای متمرکزتر انجام خواهید داد. مدیریت زمانی خوب مستلزم تمرین روزانه اولویت‌بندی و سازماندهی وظایف به گونه‌ایست که حین دستاوردهای بیشتر زمان بیشتری نیز ذخیره کنید. راهبردهای ذکر شده را برای چند هفته به کار ببندید و ببینید چگونه به شما کمک می‌کنند. در نهایت از زمان بیشتری که پیدا می‌کنید شگفت زده خواهید شد.

مترجم تخصصی

مترجم تخصصی

ثریا مرعشی