آیا در تله “خیلی مشغول“ افتاده‌اید؟ این راه خروج از این تله است
لئون هو
Leon Ho
آیا دائماً خود را بسیار مشغول می‌یابید؟ یا شاید حس می‌کنید کار زیادی برای انجام دارید. احتمالاً فهرست کارهایتان بی‌پایان است یا در زندگی کاری روزانه‌تان مسئولیت‌های فراوانی دارید. هنگامی که به خانه می‌رسید تازه مسئولیت‌های خانه را نیز باید به انجام برسانید و این گونه است که به نظر می‌رسد هرگز زمانی برای استراحت ندارید.
مشغول بودن بسیار خوب است، دست کم از هیچ کاری نکردن و بطالت خیلی بهتر است. اما آنچه بسیاری از افراد نمی‌دانند این است که سرشلوغ بودن همیشه به معنی پربازده بودن نیست. هر چه زمان بیشتری را برای سر و سامان دادن به کاری صرف می‌کنید الزاماً معادل موفقیت بیشتر نیست. سرانجام بسیاری از افراد همانطور که وظایف روزانه‌شان را به انجام می‌رسانند در این تله گیر می‌کنند و گاهی اوقات نسبت به تلاشی که کرده‌اند خروجی ناچیزی تولید می‌کنند.
برای نمونه فرض کنید ماشین ظرفشویی‌تان از کار افتاده و لازم است که تعمیر شود. اما همسرتان به جای خبر کردن تعمیرکار خودش آستین‌ها را بالا می‌زند و در صدد رفع عیب آن بر می‌آید. سرانجام او نصف روز وقت می‌گذارد تا عیب ماشین ظرفشویی را بفهمد و از ابزارفروشی لوازم مربوطه را تهیه کند.
حال اگر به تعمیرکار زنگ می‌زدید ظرف نیم ساعت آن را کار می‌انداخت و لزومی هم به رفتن به ابزارفروشی نداشت. چرا که خودش همه قطعات را داشت. هر چه باشد کارش همین است! بنابراین می‌بینید که در این مثال وقت و انرژی‌ای که همسرتان صرف کرد ارزش آن کار را نداشت. چرا که از زمانش برای رساندن بچه‌ها به مسابقه فوتبال و کلاس موسیقی زد و شما ناچار شدید وظایف او را نیز علاوه بر وظایف خود انجام دهید.
امیدوارم در این زمینه با من موافق باشید که واگذار کردن امور به شخص مربوطه حالت ایده‌ال ماجرا بود. چرا که زمان و انرژی شما را ذخیره می‌کرد و می‌توانستید به کارهای مهم دیگرتان برسید. این تنها نمونه کوچکی از این بود که چگونه برخی از ما این همه سرشلوغی به خودمان تحمیل می‌کنیم بدون آنکه حتی خودمان هم از آن آگاه باشیم.
در اینجا قصد دارم به شما نشان دهم که چگونه با کمک منابع خارجی می‌توانید زمان فراغت بیشتری برای خود بیافرینید. اهداف و جاه‌طلبی‌های والای شما هر چه که باشد در نگاه نخست تلاش بیشتری در مقام عمل می‌طلبد. این اهداف می‌توانند راه انداختن کسب و کار خود، تغییر شغل یا حتی مهاجرت از یک نقطه به نقطه دیگر باشد. چالش‌های تازه اغلب مستلزم چیزی خارج از دایره تجربیات و تخصص ماست. بنابراین پوشش دادن همه این زمینه‌ها عملاً شدنی نیست چرا که باید خیلی چیزها بیاموزید و خیلی کارها انجام دهید.
شما فقط یک نفر هستید
در پایان روز شما تنها یک فرد هستید و بالطبع زمان محدودی هم دارید. بنابراین باید کارهایی را انجام دهید که برایتان پرمعنا باشد. در حالی که هدف کلی‌تان باید پرمعنا باشد اما لزومی ندارد تمام مراحل آن برایتان معنادار باشد. چرا که همه ما نقاط ضعف و قوت، دوست داشتن‌ها و بیزار بودن‌های خودمان را داریم. افزون بر آن هر وظیفه‌ای لذت بخش و سرگرم کننده نخواهد بود. برخی از آنها به سادگی نیازمند نظم و اراده‌ای خالص هستند تا به سختی انجام شوند. اینجاست که واگذاری امور به میدان می‌آید.
واگذاری امور چیست؟
ممکن انن این اصطلاح را در دنیای شراکت و تجارت شنیده باشید که راهی موثر برای مدیران است که کارهایشان را توزیع کنند ( یا گاهی اوقات از آن کار بپرهیزند). اما منظور من در اینجا این نیست. در عوض واگذاری به معنای ایجاد فرصت‌هایی برای افزایش زمان فراغت با کمک منابع خارجی است. منظور از منابع خارجی در اینجا این است که زمان خودتان را صرف آن کار به خصوص نکنید.
چه کارهایی را باید واگذار کنید؟
برای واگذاری امور به شکل موثر باید آن را با قصدی آگاهانه انجام داد. بنابراین هدف واگذاری آفریدن زمان برای خودتان است. سه نوع وظیفه وجود دارد که عموماً باید واگذارشان کنید که در اینجا به آنها مثلث واگذاری می‌گوییم.
نخستین نوع آن وظایفیست که از انجام آنها لذت نمی‌برید. به عبارت دیگر می‌دانید چگونه آنها را انجام دهید اما برایتان لذت‌بخش نیست. دومین آنها کارهاییست که نباید انجام دهید. یعنی می‌دانید که چگونه انجام می‌شوند و شاید از آنها لذت هم ببرید اما انجام آنها به دست خودتان احتمالاً بهترین استفاده شما از زمانتان نیست. سومین نوع وظیفه آنهاییست که نمی‌توانید انجامشان دهید. چیزهایی وجود دارند که باید انجام شوند اما شما تجربه و مهارت آن را در حال حاضر ندارید. نگاهی به فهرست وظایف و مسئولیت‌های روزانه‌تان بیاندازید و ببینید آیا می‌توانید آنها را در این سه دسته‌بندی جای دهید؟
تله واگذاری امور
با استفاده از مثلث واگذاری می‌توانید تصمیم بگیرید که کدام یک از وظایف ارزش واگذاری را دارد. در تئوری ممکن است تقسیم‌بندی وظایف در نگاه نخست کار ساده‌ای به نظر برسد اما اغلب در عمل سخت‌تر از آن چیزیست که فکر می‌کنید. یک نمونه از این دست وظایفیست که نباید خودتان انجام دهید. به مثال ماشین ظرفشویی برگردیم. همسرتان به جای خبر کردن تعمیرکار تصمیم می‌گیرد خودش دست به کار شود. چرا؟ چون احتمالاً این کار برایش مانند چالشی لذت‌بخش است و دستاوردیست که با خودش احساس رضایت‌مندی به همراه می‌آورد. اما اگر ارزش آن کار آنقدر ناچیز باشد واقعاً باید واگذارش کنید.
گاهی هنگامی که اهداف بزرگتری در ذهن دارید باید برای پیشرفت‌تان در راه رسیدن به آن هدف‌ها فداکاری کنید. همیشه به تصویر بزرگتر فکر کنید. یکی از چیزهایی که به یاری‌تان می‌آید تا در این تله نیافتید در ذهن داشتن ضرب‌الاجل‌هایتان در انجام هر مرحله از آن پروژه است.
ضرب‌الاجل‌ها تعهداتی به خودتان است و یادآوری این مطلب که هر لحظه از زمانتان با ارزش است. بنابراین چنانچه بر روی فعالیتی متمرکز هستید که شما را از رسیدن به اهدافتان باز می‌دارد شاید وقت آن است که فعلاً دست از انجامش بکشید. همیشه می‌توانید تصمیم بگیرید بعداً آن را انجام دهید.
واگذاری امور سر افراطی دیگری نیز دارد و آن هنگامیست که هر کاری را که از انجامش لذت نمی‌برید به منابع خارجی بسپرید. گاهی سوء‌استفاده از واگذاری کارها و اینکه هر کاری را در فهرست “دوستش ندارم” قرار دهید، می‌تواند وسوسه‌کننده باشد. برخی از افراد نسبت به آنچه انجام می‌دهند بیش از اندازه ایرادگیر و مشکل‌پسند هستند. اما گاهی اوقات اگر از کاری خوشتان نیاید ولی تنها کسی باشید که می‌توانید انجامش دهید چاره‌ای نخواهید داشت جز آنکه خودتان به آن کار رسیدگی کنید.
در پایان روز این سخت‌کوشی شماست که موفقیت را برایتان به ارمغان می‌آورد. بنابراین چنانچه مچ خودتان را در موقعیتی می‌گیرید که پیوسته در حال واگذاری همه کارها هستید شاید زمان آن رسیده تا تجدید نظری داشته باشید بر روی انگیزه‌ها و دلایلی که شما را به رسیدن به آن هدف سوق میدهد.
از خودتان بپرسید آیا این وظیفه مرا به سوی هدفی پرمعنا می‌رساند که بخواهم به آن نائل گردم؟ و هر بار که این وظیفه را خودم انجام می‌دهم تا چه میزان به هدفم نزدیک می‌شوم؟ اگر این وظیفه هم پرمعناست و هم در پیشرفت شما نقش موثری دارد آنگاه گام بعدی آن است که از خود چیزهایی بپرسید که می‌تواند در آفرینش یک کنش به شما یاری‌تان بیاید.
چه موانعی موجب می‌شوند که از این وظیفه سر باز زنید؟ آیا به خاطر پایین بودن اعتماد به توانایی‌تان است؟ آیا فکر می‌کنید شخص دیگری هست که بتواند آن را بهتر انجام دهد؟ طرح چنین پرسش‌هایی کمک‌تان می‌کند تا بار دیگر مواضع و اهداف پیش رویتان روشن گردد.
مترجم تخصصی
ثریا مرعشی